Comunicaciones de las farmacias con sus trabajadores

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Las comunicaciones que realiza cualquier empresa con su trabajador son un tema de especial importancia y por supuesto también lo son para la oficina de farmacia. En la práctica se dan multitud de situaciones laborales, como los despidos, en los que la empresa necesita tener certeza de que el trabajador ha recibido una comunicación, así como poder acreditarlo ante los Tribunales. Tradicionalmente se utilizaba el conducto notarial como medio de comunicación cuando era necesario lograr estos fines. Sin embargo, actualmente se considera un método costoso y, salvo casos excepcionales, poco frecuente, pues han aparecido otros mecanismos más económicos y accesibles.

El primero de ellos es el llamado comúnmente burofax con acuse de recibo y certificado de texto y el segundo, el burofax sin certificado de su contenido. Esta segunda modalidad tiene la desventaja de que puede ser rechazado por los tribunales al no poder probarse el contenido del comunicado que se ha remitido. Es, sin embargo, un mecanismo de comunicación relativamente barato y su eficacia no se pone en duda por los tribunales. Sin embargo, ninguno de estos dos procedimientos es recomendables para el día a día, más que nada por su falta de inmediatez, pues la entrega poder retrasarse uno o dos días y la recepción del justificante por la empresa algunos más.

Por otra parte, en los últimos 10 años han ido apareciendo numerosas empresas dedicadas a la gestión de comunicaciones con evidencia certificada. Estas empresas, llamadas también terceros de confianza, facilitan el envío de correos electrónicos a través de su plataforma dando fe de ello. Los tribunales admiten estas evidencias como válidas, algo que no ocurre cuando se trata de comunicaciones realizadas sólo a través de los sistemas normales de correo electrónico, como Gmail, Outlook o Hotmail, pues con estas herramientas el contenido de los correos electrónicos pueden ser objeto de manipulación. Estas empresas certificadoras de correos electrónicos tienen un funcionamiento sencillo: se envía un correo electrónico a través de esta empresa certificadora y llegado el caso nos facilitará un certificado de la entrega de un determinado correo electrónico y de su contenido. Esta nueva forma de comunicación cumple en con las mismas garantías que el burofax, pero gana en comodidad, inmediatez y precio. Este tipo de servicios son muy útiles, cuando envía habitualmente correos electrónicos que desea tengan fuerza probatoria y sirven para todo tipo de comunicaciones de la empresa. En los casos en que utilice este método de forma habitual su coste por correo electrónico se sitúa en torno a 0,5 €, aunque de momento en las farmacias este tipo de comunicación es, por ahora, poco frecuente.

Para cuestiones cotidianas, lo recomendable sería utilizar el el acuse de recibo, bien a través de un correo facilitado por el propio trabajador, bien a través de un correo facilitado o asignado por la empresa. En este último caso será importante que el acceso al correo electrónico esté protegido con claves personales que garanticen que es el destinatario el que abre el correo electrónico. A tal efecto, en el contrato de trabajo o en documento anexo se pactará que los comunicados entre empresa y trabajador se encauzarán por este método que es el más utilizado por la mayoría de las farmacias.

Los comunicados por entrega de escritos “en papel” a los propios interesados en principio no tendrían problema, siempre y cuando el receptor devuelva firmada una copia de todos los documentos recibidos y no solo de la última hoja, con independencia de que manifieste o no su conformidad con el contenido. Lo importante es que esté firmado. Ante un litigio, si se pone en duda un documento firmado, el interesado tendrá que interponer una querella por falsedad de firma y eso ya son palabras mayores, pues con una simple prueba aportada de perito calígrafo quedará el hecho en evidencia, generándose las consecuencias procesales oportunas.

En relación con este último método de entrega en mano, lo que ocurre frecuentemente es que el trabajador que recibe una amonestación o un despido en una farmacia con mucha frecuencia y “por si acaso”, se niega a firmarlo. Lo más normal es que diga “me lo llevo, y cuando lo vea mi abogado ya le cuento”. Esto retrasa las decisiones empresariales y la comunicación quedará diferida a la fecha de la firma, con lo que la empresa, ante la negativa a firmar, suele optar por utilizar testigos que firman la copia del acuse de recibo. Sin embargo, quedará al criterio del Juzgado de lo Social su valoración, no siendo el criterio del Juzgado de lo Social susceptible de Recurso de Suplicación, por lo que no es un método recomendable ya que no ofrece las garantías suficientes.